Manual de Empleados - Veterinaria EL TORO

17/01/2023 - Rol de Trabajo

Al abrir:

Iniciar el sistema.
Limpiar todas las mesas.
Recoger la basura de todos los botes.
Barrer adentro y afuera.
Trapear toda la veterinaria.

Al cerrar:

Apagar el sistema y tapar computadora.
Aplicar un chorrito de cloro a la taza del baño y taparla.
Verificar que el refrigerador este bien cerrado y funcionando correctamente.
Desconectar todos los enchufes excepto el de los pollos, el del refrigerador y el del módem.
Verificar que los pollos tengan agua, comida y el cronómetro programado.

Durante el día:

Mantener todo en orden y limpio, principalmente el consultorio. Limpiar inmediatamente después de cada paciente.
Mantener en existencia alimento por sobres, kilos, costalitos y también sobres de veneno, etc.
Cambiar periódico de la criadora y revisar que los animales tengan agua y comida.
Lavar franelas, jeringas y material.
Hacer hielos si faltan.

En la semana:

Revisar que el maletín del médico esté limpio, en orden y tenga lo necesario.
Limpiar completamente la criadora.
Lunes: Sacar la basura.
Sábado: Facturar tickets y cerrar semana.

Control de existencias:

Dar de baja en sistema inmediatamente después de recibir dinero.
Registrar compras lo más pronto posible.
Marcar precio en productos lo más pronto posible y reemplazar etiquetas con precios desactualizados.
Hacer traspaso en sistema inmediatamente después de abrir saco/pomo, etc.
Registrar un solo saco y el resto como kilos al registrar compras de maíz quebrado, milo o cualquier alimento que se venda más por kilos que por sacos.
Hacer traspaso de kilos a saco cuando se venda alguno de los antes mencionados.

Atención al cliente:

Al contestar llamadas siempre decir: “Veterinaria “EL TORO”, a sus órdenes…”
Siempre saludar al cliente con buenos días, tardes, noches. Decir: “A sus órdenes. ¿Cómo le puedo, atender, servir, ayudar?” ¡Nunca preguntar qué va a llevar!
Llamar al cliente por su nombre en caso de conocerlo.
Después de haberle atendido siempre preguntar si necesita algo más.
Agradecer y despedir después de terminar la venta: “Muchas gracias, que le vaya bien, que pase un buen día.”
Atiende al cliente en medida de tus posibilidades. Ceder el cliente a un compañero con experiencia o al médico sólo en caso de ser necesario.
Si no es posible contactar al médico dar una tarjeta al cliente y sugerir que venga en otro momento, pero que llame antes para que su vuelta no sea en vano.
En caso de ser una urgencia recomendar algún veterinario de confianza ya sea Alberto Figueroa, o Mabi.
En caso de no tener el producto que necesita el cliente ofrecer siempre productos parecidos ya sea medicinas de otro laboratorio o alimento de otra marca.
Si un cliente se interesa por un producto (casas, camas, correas etc...) mostrárselo esto le ayudará a convencerse para comprarlo.

(sin fecha?) - Cuida Cada Detalle

Siempre es importante mantener la fachada limpia, ya que las personas pueden dejar marcas en la pared con las manos sucias, huellas de zapatos al recargarse, o las palomas pueden ensuciarla con excremento.

Es recomendable tener al menos una cubeta de 19 litros llena en caso de que se interrumpa el suministro de agua. Además, mantén el área de la llave despejada o en un orden agradable a la vista. Guarda las escobas y el trapeador en el cuarto de atrás.

Verifica que el reloj analógico esté en hora y que los calendarios muestren la fecha correcta. También, actualiza el calendario de pintarrón (junto a los casilleros) cada mes.

Cuida el espacio dedicado a los anuncios propios y de terceros, evitando que las cartulinas se superpongan y asegurándote de que la información esté actualizada. Después de un tiempo, verifica si los anuncios siguen siendo válidos y, en caso contrario, retira el cartel.

Limpia el vidrio de los mostradores al menos dos veces por semana o cuando sea necesario. También, limpia el interior del mostrador al menos una vez por semana. Mantén los productos ordenados de manera atractiva.

En el mostrador, limpia los recipientes que contienen huesos de carnaza, juguetes, etc., cuando sea necesario, ya que acumulan polvo al estar abiertos para que los clientes tomen lo que deseen.

Mantén el dispensador de gel anti-bacterial lleno. Además, revisa que las cartulinas debajo del hule que cubre el mostrador estén en buen estado, alineadas, actualizadas y no demasiado saturadas. Lo mismo aplica para los papelitos y recados en el escritorio.

Mantén limpio el mostrador de las semillas y alimentos para tortugas, ya que se ensucia frecuentemente al estar justo a la entrada.

Mantén limpio el exterior del refrigerador, incluyendo la parte superior y las casas para perros u otros productos que se exhiben desde ahí.

Mantén el área de correas y accesorios para mascotas lo más ordenada posible. Intenta ordenar los objetos más grandes al fondo y los más pequeños al frente, para que todos los productos sean visibles, aunque algunos estén delante de otros. Para las pecheras de diferentes tamaños, es más fácil exhibirlas cuando se les colocan ligas.

Siempre ordena los collares de mayor a menor tamaño. También es conveniente que los productos más económicos estén al fondo, para equilibrar las ventas. Además, es mejor ubicar los colores más populares al fondo y los menos atractivos al frente, para que las ventas sean equilibradas. Según la lista de colores más vendidos a menos vendidos: rosa, azul, rojo, negro, verde, gris, morado, naranja y café.

En la tarima con sacos de croquetas abiertos, es mejor colocar el saco más económico al fondo y el más caro al frente. Por ejemplo, a la derecha coloca los alimentos para adultos: Cazador, Perron, Dog Chow Adulto. A la izquierda, ubica los alimentos para cachorros: Perron Cachorro, Dog Chow Cachorro, y para gatos: Gatina y Cat Chow. También es recomendable doblar los sacos a medida que se van vaciando, ya que es más práctico y evita ensuciarse. Aplica lo mismo para todos los sacos abiertos.

En resumen, estos son solo algunos detalles que marcan la diferencia. ¡Mantener un espacio limpio, ordenado y atractivo tiene un impacto significativo!

Manejo de Aves

Recibir aves con la criadora limpia y lista con periódico.
Proporcionar alimento y agua a nivel apropiado. Por ejemplo: poca agua a los pollitos porque se pueden bañar y enfriar o hasta ahogar.
Suministrar medicamento conforme lo indique el médico. Por lo regular: Electro-Bio a los pollitos, Bio-D-Tif a las pollitas por 5 días mínimo.
Marcar con una cinta de papel en la jaula el precio de cada ave por unidad. Por ejemplo: pollitos $28 c/u, pollitas, patos, y codorniz $34 c/u. Los pollitos suben de precio $1 cada 3 días, las pollitas $1 cada 8 días.
Cambiar periódico mínimo una vez al día. Observar que no haya diarrea.
Verificar que la cortina esté puesta, que los focos funcionen y que el cronómetro esté programado.
Prohibido vender pollitos sin antibiótico o vitaminas como mínimo. Explicar el manejo a clientes primerizos y ofrecer contacto en caso de cualquier duda.

01/01/2025 - Procedimientos de Caja

Habilitar caja para cobro.

Abrir el punto de venta:

Localiza el ícono de PvWin y haz clic para abrir el sistema.
Seleccionar empresa: Elige la empresa "Veterinaria “EL TORO”".
Iniciar sesión: Ingresa con tu usuario y contraseña correspondientes.
Acceder a corte de caja para conteo: Dirígete a la opción Procesos -> Corte de caja.
Selecciona General-Todas las cajas y Todos los cajeros. Presiona Enter para acceder al sistema de conteo de caja.
Contar y verificar el fondo: Cuenta el dinero (en efectivo por denominación) en caja y asegúrate de que haya un total de $2,500. Completa el corte.
Acceder a ventas con su usuario como cajero: Sal de la ventana actual y haz clic en el primer ícono a la izquierda (Ventas). Luego, selecciona Cajero y elige Tickets.
Ingresar el fondo de caja: Presiona F7 para registrar ingresos o retiros de caja. Ingresa los $2,500 con “FONDO DE CAJA” como concepto y presionar Enter.
Iniciar cobro: Verificar que se registró correctamente el ingreso y salir de la ventana de caja.
Una vez completado lo anterior, ya puedes iniciar a cobrar.

Pasos para finalizar el turno matutino de manera segura:

Cerrar ventana de ventas: Asegúrate de que no haya ventas guardadas y cierra la ventana de ventas presionando tres veces la tecla ESC.
Recalcular y reorganizar archivos:
- Ve a la opción Procesos -> Recalcular archivos. Espera a que termine el proceso y se cierre la ventana de carga automáticamente.
- Nuevamente a la opción Procesos y esta vez haz clic en Reorganizar archivos. Espera a que termine el proceso y se cierre la ventana de carga automáticamente.
Respaldar y cerrar punto de ventas: Cierra PvWin con la tecla ESC. En la ventana emergente palomea la casilla de “Respaldar” y haz clic en “Si”. Elige como destino la unidad “E: USBRESPALDO” y haz clic en “Aceptar”. Espera a que termine el proceso automáticamente.
En caso de corte repentino de energía: Utiliza este mismo proceso si necesitas apagar el sistema rápidamente debido a un corte repentino de electricidad. Esto protegerá los datos y minimizará el riesgo de pérdida de información.

Cortar caja.

Registrar ingresos y retiros: Aún en la ventana de ventas, presiona F7 y selecciona la opción de ingresos.
- Ingresa la suma total de las ventas del día en la libreta de bajas con concepto de “LIBRETA”.
- En la opción de retiros, añade cada retiro con una breve descripción del concepto, como "pago a proveedor" o "compra de jabón".
- Asegúrate de que los ingresos y retiros se hayan registrado correctamente.
Acceder a corte de caja para conteo: Asegúrate de que no haya ventas guardadas y cierra la ventana de ventas presionando tres veces la tecla ESC.
Dirígete a la opción Procesos -> Corte de caja.
Selecciona General-Todas las cajas y Todos los cajeros. Presiona Enter para acceder al sistema de conteo de caja.
Conteo de dinero y pagos con tarjeta: Realiza el conteo del dinero en efectivo por denominación.
- Añade los pagos con tarjeta y los pagos con transferencia.
- Asegúrate de que el conteo es correcto y todo cuadre.
Impresión de ticket: Imprime el ticket de corte de caja.

Anota en la tabla la fecha y las siguientes cantidades:

Ventas totales: ventas netas + ventas de libreta + sobrante.
Retiro de caja: total contado – fondo de caja – pago con tarjetas y transferencias.
Salidas: total de retiros (como “pagos a proveedores” o “compra de jabón”).
Pagos con tarjeta.
Pagos por transferencia.

Finalización:

Firma la tabla y engrápala al ticket.
Has completado el corte de caja.